Büroumzug am Wochenende in Berlin

Was ein Tag Betriebsausfall wirklich kostet

Bei einem Büro mit zwanzig Beschäftigten bedeutet ein Umzugstag während der Woche, dass zwanzig Menschen einen Tag lang nicht arbeiten oder im Homeoffice improvisieren. Rechnet man konservativ, liegt der interne Aufwand bereits im vierstelligen Bereich, bevor die erste Rechnung geschrieben ist.

Dagegen steht die Frage, was ein Wochenendtermin zusätzlich kostet. Bei Betrieben mit Wochenendzuschlag sind das zehn bis dreißig Prozent auf den Umzugspreis. Bei uns ist es null, weil der Samstag ein regulärer Arbeitstag ist. Die Entscheidung fällt sich damit von selbst.

Hinzu kommt ein weicher Faktor: Ein Team, das am Montag an einem funktionierenden Arbeitsplatz sitzt, ist am Dienstag produktiv. Ein Team, das drei Tage lang Kartons sucht, braucht eine Woche, bis wieder Ruhe einkehrt.

Wie wir Arbeitsplätze umziehen

Der Unterschied zwischen einem gelungenen und einem chaotischen Büroumzug liegt in der Beschriftung. Wir arbeiten mit einem Nummernsystem: Jeder Arbeitsplatz bekommt eine Nummer, jeder Karton und jedes Möbelstück dieses Arbeitsplatzes dieselbe Nummer, und am Zielort hängt an jeder Tür ein Plan mit den Nummern.

1. Begehung beider Flächen, Nummernplan erstellen und mit Ihnen abstimmen
2. Eine Woche vorher: Kartons und Etiketten liefern, damit persönliche Dinge selbst gepackt werden
3. Freitagabend ab 16:00 Uhr: Technik abbauen, Möbel zerlegen, laden
4. Samstag: Aufbau am Zielort nach Nummernplan, Möbel und Bildschirme an ihren Platz
5. Montagmorgen: Wir sind telefonisch erreichbar, falls etwas fehlt

Technik, Akten und Schweigepflicht

Bildschirme, Rechner und Drucker bauen wir ab, polstern sie und stellen sie am Zielplatz wieder auf. Das Verkabeln und die Inbetriebnahme übernimmt Ihre IT oder Ihr Dienstleister, weil wir keine Netzwerke konfigurieren. Wir stimmen den Zeitplan aber gern direkt mit der IT ab, damit die nicht am Samstagmorgen vor einem leeren Raum steht.

Akten transportieren wir in verschließbaren Behältern und halten die Reihenfolge ein. Für Kanzleien, Steuerberatungen und Praxen dokumentieren wir die Übergabe mit einem Protokoll, das die Anzahl der Behälter und die Übergabezeit festhält. Damit ist nachweisbar, dass die Unterlagen zu keinem Zeitpunkt unbeaufsichtigt waren.

Was in einen Reißwolf gehört, nehmen wir bei Bedarf mit. Die Entsorgung erfolgt dann über einen zertifizierten Dienstleister mit Vernichtungsnachweis, das wird gesondert berechnet.

Was vorher geklärt sein muss

Drei Punkte entscheiden darüber, ob ein Wochenendtermin funktioniert, und alle drei liegen außerhalb unseres Einflusses.

• Ist der Lastenaufzug am Samstag nutzbar, und bis wann?
• Ist die Tiefgarage oder die Anlieferung außerhalb der Bürozeiten geöffnet?
• Muss die Hausverwaltung Arbeiten am Wochenende genehmigen, und wer holt die Genehmigung ein?
• Wer hat den Schlüssel und ist am Samstag erreichbar?
• Gibt es eine Alarmanlage, und wer kann sie ausschalten?

Was Sie Ihrem Team vorher sagen sollten

Der Teil eines Büroumzugs, der am häufigsten schiefgeht, hat nichts mit Möbeln zu tun. Wenn am Freitagnachmittag noch persönliche Sachen in den Schreibtischen liegen, Pflanzen auf den Fensterbänken stehen und niemand seinen Rechner heruntergefahren hat, verlieren wir die erste Stunde mit Sortieren statt mit Tragen.

Am besten funktioniert eine klare Ansage mit Frist: Bis Freitag 15:00 Uhr ist jeder Arbeitsplatz leergeräumt, persönliche Gegenstände sind in dem beschrifteten Karton, der eine Woche vorher verteilt wurde, und die Rechner sind heruntergefahren. Was danach noch auf dem Tisch liegt, wandert unsortiert in eine Kiste mit der Nummer des Arbeitsplatzes.

Ebenfalls hilfreich ist eine benannte Person, die am Umzugsabend vor Ort ist und Entscheidungen treffen darf. Fragen kommen immer, meistens zu Möbeln, die niemand mehr will, oder zu Kabeln, die keiner zuordnen kann. Ohne Ansprechpartner bleiben diese Dinge stehen und tauchen Montag als Problem wieder auf.